Meditsiiniasutuste hulka kuuluvad riiklikud haiglad ja kliinikud, koolide ja lasteaedade kontorid, erakliinikud, sünnitushaiglad, ambulatooriumid. Iga asutus on kohustatud pidama arvestust uuringute, ravimeetmete, võetud sanitaar- ja hügieeni- ning ennetusmeetmete kohta. Lisaks sisaldab meditsiiniline dokumentatsioon arvestus- ja aruandlusvorme. Ühtsed dokumendid kinnitab Vene Föderatsiooni tervishoiuministeerium. Kui konkreetne raviasutus nõuab oma meditsiinilist dokumentatsiooni, siis kinnitab selle peaarst.
Ühtsed vormid näitavad konkreetse dokumendi tüüpi, vormingut ja selle säilitamise tingimusi. Aruandlusvormid tuleb täita korrektselt, usaldusväärselt, õigeaegselt ja maksimaalselt täielikult. Paberkandjal esmase dokumentatsiooni standardiseeritud kujundus hõlbustab selle edasist töötlemist elektroonilisel kujul, arvestust ja analüüsi. See on omakorda oluline tegevuste planeerimisel, personali töö analüüsimisel, mahu hindamiselraviasutuste töö, nende tegevuse tulemuslikkus, statistiliste andmete esitamine reguleerivatele asutustele.
Dokumentatsiooni säilitamine toimub vastav alt arstisaladuse seadusele. Selles sisalduvat teavet ei ole lubatud avaldada kolmandatele isikutele, nagu ka selliseid dokumente ei ole lubatud kellelegi edastada. Muidugi on mõnel juhul võimalikud erandid:
- Patsiendile võidakse esitada nõutavate vormide koopiad, kuid mitte originaalid.
- Isiku nõusolekul võib andmeid tema dokumentidest üle kanda publikatsioonide, teadustöö, hariduse jaoks.
- Kui kodanik ei saa tervisliku seisundi tõttu otsust langetada, on tema nõusolekuta lubatud teavet anda ainult tema ravi eesmärgil.
- Teabe edastamine kolmandatele isikutele on võimalik ka juhtudel, kui on oht nakkushaiguste massiliseks levikuks või mürgistuseks.
- Alaealiselt patsiendilt ei ole vaja nõusolekut anda teavet oma vanematele või eestkostjatele edasiseks raviks.
- Õigusmenetluse käigus võidakse meditsiinilisi andmeid väljastada asjaomaste asutuste nõudmisel.
Tinglikult võib kogu meditsiinilise dokumentatsiooni jagada mitmeks tüübiks:
- Dokumendid, mis kirjeldavad patsiendi seisundit, diagnoosi, arstide vastuvõttu tema jälgimise ajal ühes raviasutuses. Näited: "Ambulatoorsed või statsionaarsed graafikud", "Sünnitusajalugu","Individuaalne raseduskaart."
- Dokumendid, mis võimaldavad suhtlust erinevate raviasutuste vahel Üldjuhul sisaldavad need teavet patsiendi hetkeseisundi ja teatud meetmete rakendamise vajaduse kohta (näiteks "Väljavõte haigusloost").
- Meditsiinitöötajate tööd otseselt kajastavad dokumendid ("Protseduuride register", "Ravimiregister").
Kõiki dokumente on võimalik eraldada ka sõltuv alt neid kasutavatest asutustest ja spetsialistidest. See hõlmab näiteks logopeedi, günekoloogi, kohtuarstliku ekspertiisi asutuste, kiirabijaamade jt dokumentatsiooni.
